Wie kann ich mein Projekt zum Erfolg führen? Und worauf sollte ich achten, wenn ich aus meinen Berater:innen das Beste herausholen möchte?
Die Antworten auf diese Fragen können komplex sein, aber es gibt tatsächlich einiges, was man als Project Sponsor tun kann, um einen Unterschied in der täglichen Projektroutine zu sehen.
In den vergangenen sechs Jahren haben wir bei COMATCH über 3.000 Projekte mithilfe unseres weltweiten Netzwerks von rund 12.000 unabhängigen Berater:innen und Branchenexpert:innen durchgeführt. Enge Beziehungen zu den Menschen aufzubauen, mit denen wir zusammenarbeiten, ist Teil der COMATCH-Methodik, und wir machen wir uns regelmäßig Gedanken darüber, wie wir diese Verbindungen stärken können.
Der nachfolgende Artikel liefert Ihnen konkrete Tipps für die Zusammenarbeit mit Berater:innen, die Sie im nächsten Projekt direkt umsetzen können. Wir zeigen auch die Sicht unserer Berater:innen und geben Einblicke, was sie während der Projektarbeit motiviert.
1. Auf gute Chemie kommt es an
Wozu benötige ich externe Hilfe? In welcher Abteilung ist das Problem angesiedelt? Welche Art von Fachwissen benötige ich? Bevor ein Berater engagiert wird, muss der Kunde all diese Punkte bedenken – ohne klare Anweisungen wird die Beratungs- oder Vermittlerfirma nicht in der Lage sein, den optimalen Experten oder das perfekte Team zu finden. Um sicherzustellen, dass die individuellen Stärken des jeweiligen Beraters zum Unternehmen passen, sollten die Kandidaten aufgefordert werden, überzeugend darzulegen, welchen Mehrwert sie bieten können und weshalb eine Zusammenarbeit mit ihnen für das Unternehmen von Vorteil ist.
Anhand dieser Informationen kann der Kunde bestimmen, wie die Ergebnisse der Arbeit zu bewerten sind. So steigt die Wahrscheinlichkeit, dass der Berater auch wirklich das liefert, was der Kunde braucht.
Bevor ich ein Projekt beginne, spreche ich gerne mit dem Kunden. Es dauert nur ein paar Minuten, um herauszufinden, ob es fachlich und persönlich passt.
2. Berater sind keine Gedankenleser
Wenn es zu Reibereien zwischen Beratern und Kunden kommt, liegt dies häufig daran, dass die Erwartungen im Vorfeld nicht ausreichend besprochen wurden. Die Projektarbeit hat wesentlich mehr Aussicht auf Erfolg, wenn die ersten Stunden oder gar Tage dazu genutzt werden, das Grundlegende zu klären. Gehen Sie nie davon aus, dass etwas selbstverständlich ist (insbesondere zu Beginn eines Projekts). Vergessen Sie nicht: Die Person, die Sie beauftragt haben, ist betriebsfremd. Sie werden von ihrer externen Sichtweise profitieren. Ein grober Plan, in dem jede Partei ihr Verständnis und ihre Vision darlegt, trägt dazu bei, den Projektfokus zu schärfen.
„Vor einigen Jahren unterzeichnete ich einen Vertrag, der mehrere Projektziele vorsah. Eine Woche nach Projektbeginn lernte ich schließlich den Geschäftsführer kennen, der über meine Arbeit überhaupt nicht erfreut war – er hatte die Projektziele noch nie zuvor gesehen und lehnte sie ab. Hätten wir uns vor meinem Arbeitsantritt mit allen Beteiligten auf klare Ziele geeinigt, hätten wir nicht eine Woche vergeudet.“
3. Werden Sie sich über Vergütung und Umfang klar
Neben der Vereinbarung von Zielen und Endergebnissen sollte der allgemeine Rahmen für die Zusammenarbeit mit Beratern drei wesentliche Punkte umfassen:
- Arbeitsumfang, z. B. Auflistung aller Regionen und Produktlinien, die zu berücksichtigen sind. So gewinnen Sie eine klare Vorstellung davon, was Sie erwarten können, und erhalten ein Gefühl dafür, wie flexibel Ihr Berater ist.
- Einen Zeitplan für die vom Berater zu erbringenden Leistungen aufzustellen stellt sicher, dass das Projekt innerhalb des Budgets und Zeitplans abgeschlossen wird. Gestalten Sie diesen so, dass er für beide Seiten fair ist.
- Wenn Sie über die Vergütung sprechen, vermeiden Sie spätere Reibungen im Projekt.
Apropos Geld: Meiner Meinung nach ist ein Erfolgshonorar nur dann sinnvoll, wenn die Ziele klar definiert und messbar sind und weitgehend auf die Arbeit des Beraters zurückgeführt werden können.
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4. Keine Qualität ohne Wissen
Es klingt einfach, wird aber oft vernachlässigt: Je größer die Unterstützung, desto besser die
Ergebnis. Ausführliche Briefings und Informationen zum jeweiligen Problem sind Voraussetzung für eine gute Leistung. Der Berater braucht Zeit, um sich zu orientieren und die Abläufe zu verstehen. Das Unternehmen verfügt über das interne Wissen, der Berater bringt die
Methodik und die externen Daten ein. Wenn Sie von Anfang an für eine gute Einarbeitung sorgen und die erforderlichen Informationen bereitstellen, können Sie viele Wochen Arbeit sparen.
„Es kommt häufig vor, dass ich am ersten Tag eines neuen Projekts völlig auf mich gestellt bin – kein WLAN-Passwort, keine Daten, keine festen Zeiten mit der zuständigen Person. Es würde meine Arbeit erheblich vereinfachen, wenn jeder Kunde in der ersten Woche zwei bis drei Touchpoints vorsehen würde, beginnend am Montagmorgen mit mindestens einer Stunde für administrative Dinge und einer Stunde für die Besprechung der Projektschwerpunkte. So lassen sich falsche Erwartungen und Missverständnisse am besten vermeiden.“
5. Es ist Teamarbeit
Damit Ihr Berater alle benötigten Informationen erhält, muss er wissen, mit wem er kommunizieren soll. Er braucht einen Ansprechpartner, der nicht nur als Kontaktperson fungiert, sondern auch alles Nötige veranlasst, insbesondere wenn er vor Ort ist. Oft ist nicht klar, wer sich um den Berater kümmert. Die Erfahrung zeigt, dass der optimale Ansprechpartner 30 bis 50 Prozent seiner Zeit für das Projekt aufwenden kann. Die entsprechende Person sollte außerdem strukturiert sein, Erfahrung in der Mitarbeiterführung haben und über ein gutes Netzwerk innerhalb der Organisation verfügen.
„Ich arbeite derzeit an einem Projekt, für das ich keinen Ansprechpartner habe – das ist eine Katastrophe. Für mich ist es fast unmöglich, mich mit den zuständigen Personen abzustimmen. Das verursacht hohe Transaktionskosten: Ich spreche mit zu vielen oder den falschen Menschen, oder ich spreche mit niemandem. Wenn man das zusammenzählt, ist das eine Menge verlorene Zeit.“